プロパティの削除に関する必須知識

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プロパティの削除について知っておくべきこと

Excelファイルは各種の申請書、議事録、設計書等々さまざまなドキュメントで用いられますね。

メールでやりとりしたり、設計書の納品をしたりする際に必要となるのが

「プロパティチェック」です。

＜目的＞
社外に送付するドキュメントから会社名や個人名（社員番号）などの個人情報を消去する。

コレが残っているとみっともないですし、セキュリティ管理が疑われてしまいます。

プロパティとはファイルを下記の様な情報です。

ここではファイルをエクスプローラーで表示、ファイルを右クリックして「プロパティ」を選択します。

詳細タブをクリックすると会社名や作成者、前回保存者などが表示されますね。

(1)外から一括で削除する

上に貼り付けた画像で、青枠で囲まれた
「プロパティや個人情報を削除」という部分をクリックしましょう。

確認画面が現れます。任意のプロパティ、またはデフォルトの状態(すべてのプロパティ)を選択して削除しましょう。

すると、（Excel2007の場合）プロパティを削除したコピーファイルが生成されます。

プロパティを見てみると…
初めに参照した時に見られた”作成者”などの情報が削除されています。

私の勤務する会社では、納品物や開発対象の帳票に対する共通のチェック項目として、プロパティが削除されているかという項目があります。

(2)ファイルの保存時に自動でプロパティを削除する設定を設定する

Excelファイルを開いた状態で左上のOFFICEボタンを押します。
そしてExcelのオプションを押下

セキュリティセンターの中のセキュリティセンターの設定を押下

プライパシーオプションの中にある「ファイルを保存する時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」にチェックをするのですが・・・

初期設定ではOFFにされていますがドキュメント検査ボタンを押下します。

この中から任意の削除対象を選択し、検査ボタンを押下すると対象の情報が削除されます。

（赤枠部分が(1)で紹介した個人情報プロパティに近い情報です。）

一度検査ボタンで削除すると、先ほどの自動削除設定を行うチェックボックスが活性化されますので必要に応じて設定を行いましょう。

複数人で扱うファイルで人の出入りが流動的な職場ではこの設定を行う場合もあるかもしれません。

ただ、注意しないといけない点もあります。

先ほどのファイル内から削除する「ドキュメントのプロパティと個人情報」にはファイルごとに設定したプリンターの設定等も含まれています。

具体的な例で申しますと、「1アップ、2アップの印刷設定」が挙げられます。

私の職場では2アップ印刷（経費削減ですね。）するように各々の端末から設定します。

ですから初めて開いたファイルにはデフォルトの2アップ印刷が設定されていることになります。

ですがファイルによっては大きく1アップ設定をしたいドキュメントもあるかと思います。

そんな時は印刷する時にプロパティボタンを押して「Nアップしない」といった設定をします。この情報がファイルごとのプロパティとして保存されるわけです。

しかし、先に述べた保存時にプロパティを自動削除する設定を行っているとファイルを保存する度にこの情報が削除され、端末で設定しているデフォルトの印刷設定（Nアップ）に従います。

これは以外に知らない人も多いので知っておきたい知識です。

「あれ？印刷のページ設定が反映されないよー（泣）」という方を見かけたらこれが原因です。

この問題を解決するためには
「保存時にプロパティを自動削除する設定を解除」し「個人情報は必要に応じて手動で削除」する運用を行うことです。