UPPER SYSTEM

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このカテゴリでは「主に会社等での業務で活用できる効率化の術」をご紹介します(ライフハックとの棲み分けが難しいですが)。

 

毎日の作業で30分かけているものが20分で済んだとしたら…

 

年間で60時間もの時間が浮くようになります。

 

60時間もあればRPGゲームが1本楽しめますし、読書なら5冊以上は読めるでしょうか。

 

また、時間でないにしても煩わしいと思っていた部分が解消できたら日常のストレスも減らせるでしょう。

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会社での仕事において、多くの方はファイルサーバーを使用しているかと思います。プロジェクトごとにフォルダを作成して、アクティブディレクトリを使って権限設定を行う運用ですね。プロジェクトメンバー内では、随時、成果物等の各種資料をシェアする必要があり、以下のようなメールを打つかと思います。-----------●●●さんお疲れ様です。進捗管理表を作成したので、連携します。C:\Usersi\Documents\test「share.txt」内容につきまして、ご確認の上、問題がございましたらご指摘願います。以上、よろしくお願いいたします。-----------ここで、黄色でハイライトした部分について皆...
PDF(Portable Document Format)とは、アドビシステムズが開発し、また、提唱した電子ファイルフォーマットです。定義は「特定の環境に左右されず、あらゆる環境においてほぼ同様の状態で文書を閲覧できるフォーマット」といったところです。環境に依存しないという点で、ビジネスでのやり取りや公的文書の公開においてPDFは大活躍です。PDFファイルの読み込みや編集において、アドビシステムズのAcrobat Readerは多くのパソコンにプリインストールされている(最初から入っている)ため、多くの人は意識せずとも使用していることかと思います。そんなAcrobat Readerでの覚えてお...
紙の資料をワードやエクセルに落とさなければならず、苦労した経験は誰しもがお持ちかと思います。Gmailアカウントを持っていれば誰でも使えるGoogleドライブでは、いわゆる「OCR」機能が使用できるので、ファイルをアップロードしてテキストに落とすことで無駄な時間を省くことが出来ます!※OCR(Optical Character Recognition:光学的文字認識)は、印刷文書や手書きの文書をスキャンして電子テキスト化する技術です。早速ですが、PDFファイルを例にとってみます。保護されたPDFや手書きの文書をPDF化したものはテキストをコピーすることができません。ここでGoogle Driv...
「Shift + Ctrl + N」エクスプローラー上で新規フォルダを作成する際に便利なショートカットキーです。Windows XPではこのようなショートカットキーは存在せず、右クリック→新規作成(W)→新規フォルダ(F)であったと記憶しています。Windows7ではこれもまた新規作成の部分が(W)キーから(X)キーに変更されていますのでXPに慣れたユーザーには不便に感じるかもしれません。ですから、この際に冒頭に挙げたショートカットキーを覚えてしまいましょう。割りと時短に繋がります。  ツイート
デスクトップにはアプリのショートカットのアイコンは置かないほうが良いと言われていました。それは以前のパソコンではシステムリソースが少なく、アイコンから呼び出し先を読み込むことにそのリソースを使ってしまい画面描画と併せてパソコンが重くなる原因となりえました。最近ではリソースの問題は大した負担にならないほどパソコンのスペックが向上しています。ただ、いちいちアプリを読み込んでいることには変わりありませんし、他にも問題があります。例えば「パス名の文字数制限に引っかかる」、「XPだと”デスクトップ”なので文字化け等の懸念が有る」などもあります。暫定的に用いるもの以外はしかるべき所に整理したほうが良さそう...
「ネットワークドライブの割り当て」のメリットはズバリ、”利便性”の一言に尽きます。(1)簡単なアクセス。ネットワーク上のパスを覚える必要がない。\\server\share というパスが例に書かれていますがこういったネットワーク上のパスを毎回入力するのは手間ですね。また、パスが長いと目障りでもあります。これが下記の様に短縮できます。\\server\share → Z:※参照ボタンから、割り当てたいネットワーク上のパスを指定しましょう。エクスプローラーをWindowsキー+Eで呼び出せば、ワンクリックでネットワーク上の指定したパスに飛ぶことが可能になります。「ログオン時に自動接続」にチェックし...
エクスプローラーとは定義上、「データや情報等を閲覧・検索するアプリケーションソフトウェア」であり、もうちょっと砕けば「内蔵しているファイル・フォルダを管理するツール」です。windowsの場合は「ウィンドウズキー(Win) + E」を押してみましょう。これです。この機能をアプリケーションソフトウェアという観点から見て「エクスプローラー」と呼んでいるのです。内蔵するドライブや接続機器が一覧表示され、フォルダやファイルもアイコンで表示されるので視覚的に操作できるのです。私のようなゆとり世代のGUIが当たり前の世代には日常生活を過ごしているだけでは概念が入ってこないかもしれません。何故かと言うと「当...
調査結果をコピーアンドペースト。結局何種類あるんだ???そんな時には重複するデータを削除して一意にしましょう。Excel2007以降なら楽勝です。データを貼り付けて表を作成します。データタブを選択すると「重複の削除」といういかにも重複を削除してくれそうなものが発見できますね。表の中のセルが選択されている状態でこれをクリックすると確認のダイアログが表示されます。OKを押すと…これはもちろん、2列3列あっても行単位で重複しているものを省いてくれます。ではExcel2007なんてハイテクなソフトが入ってないよ―という方。無料のテキストエディターに「サクラエディタ」というものがあります。これを例にとっ...
ノートパソコンには上の画像のような、”タッチパッド”が付いています。マウスの代わりに指でマウスポインタを操作する、ポインティングデバイスというものです。指とセンサー間の静電気の変化を利用した文明の利器です!しかし…ノートパソコンを利用する方でも別途マウスを購入して利用している方が多いのではないでしょうか?外出先で利用する分には申し分のない便利さなのですが、慣れ親しんだマウスの使い勝手には及びません。ダブルクリックもし辛いし、何より誤操作が多く、作業に支障がでることがあります。誤操作というのは例えば、こうして文章をタイピングしていても、知らずの内に親指がかすって、違う場所に文字をタイピングしてい...
誤って消してしまった文章、上書きされてしまったセル・・・そのたびに諦めていませんか?落ち着いてあるショートカットキーを押しましょう。それは…「ctrl + Z」これはExcel、各種ブラウザやツールで汎用的に使える”操作の取り消し”のショートカットキーです。このように文章を入力していたところ、なんらかの拍子で文章全体が選択されている状態になることってありますよね?Excelのセルであれば一発で上書きされてしまいます。残念。オワタ…的な。ここで、「ctrl + Z」を押せばご覧のように元通り。せっかく書いた文章が消えてしまう。そんな経験を誰しもがしているはずです。ちゃんと対策が講じられている訳で...
ブラウザで複数のタブを開いている時、またはExcelで複数のシートを使用している時、タブを切り替えるのにマウスでクリックするのは面倒ですね。「ctrl + PageUp/PageDown」でタブの切替が出来ます。ただし、多くのノートパソコンにはPageUp/PageDownキーは付いていませんね。「ctrl + tab」これでも出来るんですよ。意外と知られていない技です。(Excelのシート切替には使えません。)ちなみに、「ctrl + shift + tab」で前のタブに移動することが出来ます。ショートカットキーの多くはshiftキーを加えると逆方向に作用するのでそれも覚えておきましょう。 ...
一定時間以上集中して作業をするとき、開いているウィンドウを最大化して画面一杯に広げますよね?今回はキー操作でウィンドウを最大化する方法をご紹介いたします。上の画像で説明します。赤枠で囲んでいる部分をマウスでクリックすると、ウィンドウが最大化されることはおそらくご存知でしょう。@青い枠で囲んでいる部分(通称:タスクバー)をダブルクリックしてみましょう。これでも最大化することが可能です。ちなみに最大化している状態でダブルクリックすると元のサイズに戻ります。いちいち右上の「□」までマウスを持っていくのは意外に面倒…ストレスで貴方の神経が蝕まれ、寿命も縮まってしまいます。AWINDOWS7の場合、「W...
ブラウザ上やマイクロソフトオフィスのソフトを起動している際に「ctrl + N」を押してみましょう。何が起きますか?新しいウィンドウが開くのです。勿論、起動しているアプリによって動きが違いますが汎用的なショートカットキーの一つです。仕事において何が便利かというと、検索用ブラウザやフォルダを新しく開くことで並行作業が可能なことです。このようにフォルダを開いて作業している時にctrl + Nを押すと同階層でフォルダが開けるのです。(windows XPでは無理でした。)作業フォルダを保持しながら、ひとつ前の階層のファイルを使いたいときに便利です。Internet ExplorerやGoogle C...
文字をタイピングするとき、画面を見ながらタイピングできる方も、キーボードを見ながらタイピングする方も、共に経験することがあります。それは…文字の入力モードが誤っており、タイピングし直すということです。例えば、おすすめの曲を紹介しようと思って「U2/One」と打とうと思っていたのに、入力が日本語モードになっていたために「う2・おね」となってしまった!といったことがあると思います。そんな時、バックスペースで文字を消して再び打ちなおしていませんか?時間が勿体ないです。もっと良い方法があるのです。誤って文字を入力しても諦めずに「F10」キーを押しましょう!すると、半角アルファベットに変換してくれます。...
ファイルやフォルダ名の変更はどのように行っていますか?フォルダを選択、マウスで右クリックして。「名前の変更」を選択する…これが通常の方法ですね。実はマウスを使わずに名前を編集モードにできるんです。ファイルを選択状態にしたら、「f2」キーを押しましょう。キーボードの一番上の段、通常左から3番目にあります。これで時短に繋がりますね!ちなみに、Excelではセルを編集モードにする機能を持っています。何かと便利なファンクションキーです。今後も随時、紹介していきます。  ツイート
例えば、「東京特許許可局局長」をGoogleで検索しようと思ったら貴方はどうします?タイピングが早い人かあまりパソコンに詳しくない方はキーボードで打ってしまうかもしれませんね。多くの人はマウスをクリックしながらずらす(ドラッグする)ことで文字列を選択し、「Ctrl + C」や右クリックから「コピー」を選択して文字をコピーしてから貼り付けをすることでしょう。ここで!意外に知らない時短術があるのです。例えば…こんな文字列があったとして、一番上の「testdoubleclick」を選択したいとき、文字列をダブルクリックするとドラッグした時と同様に文字列が選択状態になるのです!試しに、この「testd...
@「alt」 + 「tab」の組み合わせにより、簡単にタスクを切り替えられます。A「windows」 + 「tab」で立体的な視覚で@同様の操作が行えます。B「windows」 + 「D」でデスクトップを表示。開いているタスクは最小化されます。@について。キーボードのXの下あたりにあるのが「alt」キーです。こちらを押しながら、Qの左あたりにある「tab」ボタンを押してみましょう。Aこんな感じです。(Windows7特有です。)Bこれもwindows特有ですが、すべてのウィンドウを最小化してデスクトップを表示できます。色々開いているファイルやアプリケーションをひとつひとつ右上の最小化ボタンを押...
@任意のファイルを複数選択 → 「ctrl」キーを押しながらファイル選択Aファイルをすべて選択 →「ctrl + A」Bある範囲からある範囲までを選択 →「shift」キーを押しながら端と端のファイルを選択★選択をキーボードで行う →マウスクリックの代わりに「space」キーを押すフォルダの整理をしているとき、不要になったファイルを削除しようと思いますよね?ひとつひとつ選択しては右クリックして「削除」を選択して・・・ファイルが4つあれば4回操作するなんて”時間の無駄”です。ということでまずは複数のファイルを一括選択して削除する方法を紹介します。@任意のファイルを複数選択「ctrl」キーを押しな...
Internet ExplorerやGoogle Chromeなど、ブラウザで調べ物をする際にどのように検索しますか?検索ボックスにキーワードを入れて検索しますよね?その後、検索結果一覧が現れて目当てのページをクリックすると画面が切り替わり、ページを閲覧します。他の情報を求めて一覧に戻りたいときにブラウザの戻るボタンを押していちいち戻るのは面倒です。そこでオススメな操作が以下のものです。@「ctrl + T」 → 「ctrl + E」 からの検索A検索一覧のページを開く際に「ctrlキーを押しながらクリックする」上記の2つとなります。@に関してはブラウザで新しいタブを開くコマンド(ctrl +...
毎回毎回、画面左上のOFFICEボタンを押して「上書き保存」を行っていませんか?キーボードの左下にある「ctrl」ボタンを押しながら「S」キーを押してみましょう。一瞬でファイルが保存できます。万が一このショートカットキーを知らないとしたら、すぐにこの保存方法を癖にするようにしましょう!毎日エクセルを使う場合、相当な時間の短縮に繋がりますよ。また、エクセルに限らず大体のツールやソフトでこの操作は「保存」として通用することが多いので試して下さい。■活用事例マウスを使わずに左手だけで保存が出来るため、こまめに保存することが出来ます。Officeは時折、フリーズして強制終了することがあるため、こまめに...