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天下のGoogle(G Suite)を使いこなす

2019年現在、米国のGAFA(Google, Apple, Facebook, Amazon)のメガテック企業がIT業界のみならず、世界の経済自体を寡占的にリードしています(中国のBATHも台頭してきていますね)。GAFAに関する本とBATHとの比較の本なども最近よく出版されており、各企業とも独自の経営哲学とビジネスモデルを持っていることが分かり、面白いです。

 

    

 

中でもGoogleを使わない方はいないという程、インフラ化しており、世界中の優秀なエンジニアと収集したデータから、常に革新を起こし続ける企業として君臨しています。

 

実際に日常的にも検索だけでなく、MAP機能を使ったりメールアドレスのアカウントを複数発行したりと、多くの方がお世話になっていることかと思います。しかし、ITに強い方々にとって、Googleのイメージは「便利だけどセキュリティがやばい」といったところではないでしょうか。

 

正直私もその部分はあると思っています。オープン思想、セキュリティよりもスピードやデータ活用を重視したスタンスはサービスの設計に触れれば明確です。

 

そこで、G Suiteです。G Suiteとは、企業がGoogleと契約し、少しカスタマイズしてGoogleの各種機能を企業のグループウェアとして用いることです。先述した様に、Googleの各種サービスの利便性は凄まじいので、効率的な働き方を推進する現代においてもってこいな訳です。

 

Gmail, スプレッドシート、Google Drive, Google カレンダー、ハングアウト…等々。

 

これらは無料でも個人で利用できますが、法人が利用するにあたって、管理者によってある程度のルールメイキングをしつつ、一番利便性の高いGoogleをグループウェアにしようという企業が増えているのです。

G Suiteを利用した実体験から

私自身、G Suiteを導入している2社で働いた経験がありますので、注意すべき点や便利になる技を今後紹介していきます。

 

使ってきた所感として、Googleカレンダーが非常に便利であるため企業としても導入するのだと考えています。社員同士でスケジュールを可視化したうえでスケジューリングし、会議室システムと連携させて、場所取りもカレンダーから管理できる。これを経験すると、中々昔のように紙のメモやショボいメモやTODOアプリでスケジュールを管理する生活がナンセンスで有り得ないと考えるようになります。また、個人としてもタスク管理機能等々、効率的に生活・仕事を管理する機能が充実しているところがG Suiteのメリットです。

 

逆にGmailやGoogle Driveは便利な一方、セキュリティの懸念は非常に大きいものと捉えられます。制限をかけないとGmailは誤送信を起こしますし、Google Driveでは共有範囲の設定、ドライブ内での権限設計に癖があるため、個人情報や機微情報を扱うにあたっては気を付けなければならないという面があります。

 

メリットを活かし、デメリットを補うように、役に立つTIPSを紹介して参ります。

 

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